En Modo Coworking nos encantan las herramientas de productividad, como Evernote, Trello, Wunderlist, Mindmeister, las innumerables apps de Google o -de esto hablamos hoy- Todoist, el gestor de tareas de moda para optimizar nuestra agenda y trabajar de manera más eficiente. Sigue leyendo y, si eres de los que aún usan agendas de papel o “post-its” para no olvidar nada, tal vez descubras una herramienta con la que organizar mejor tu día a día, y, probablemente, trabajar menos.  Porque, ¿quién dijo que el éxito requiera pasarse todo el día trabajando?

Todoist es un gestor de tareas muy bien pensado y, aunque, al final de este post, pudiera parecer que nos dan comisión, simplemente, lo recomendamos a nuestros coworkers porque nos parece una gran idea llevada a la práctica con enorme ingenio. Todo está pensado en Tododist para aligerar nuestra carga de trabajo tanto si eres un entendido en herramientas web de productividad como un usuario sencillo que sólo busca ayudar un poco a su memoria o compartir la lista de la compra con su pareja.

Hay una lista de proyectos y subproyectos (“Comercial”, “Clientes”, “Cliente x”, etcétera), diferentes vistas con todas las tareas personales o profesionales que hemos ido apuntando según diferentes criterios (“todas las de un proyecto determinado”, “todas las de la próxima semana”, “todas las que han recibido una determinada etiqueta”, “todas las que cumplen un determinado filtro creado por nosotros”, “todas las anotaciones consideradas prioridad 1 y prioridad 2″….), las tareas que hemos delegados a otros miembros de nuestro equipo y, por último, una bandeja de entrada donde va a parar cualquier anotación en espera de ponerle fecha o asignarlo a un proyecto.

Incluso, el sistema cuantifica tus logros mediante una puntuación denominada karma para que el usuario se anime y persevere en el buen uso de la herramienta viendo la cantidad de tareas finalizadas. Porque cuando una tarea finaliza, un clic o un toque con el dedo (para la versión móvil) elimina la tarea de la vista y eso sirve luego de base a gráficos y estadísticas de productividad que pueden resultar estimulantes.

Además es esto, la mayoría de los usuarios (10 millones en todo el mundo) y de los entendidos que analizan aplicaciones a través de la blogosfera resaltan la buena sincronización entre dispositivos diversos, como ordenadores Mac y Windows, tablets, móviles con distintos sistemas operativos, gestores de correo electrónico, navegadores de Internet y otras aplicaciones. Anotas desde cualquier sistema con conexión a Internet y casi de inmediato se actualiza tu agenda en los demás sistemas que usas.

“Lo que más me sorprendió de Todoist –escribe Sandra Guerrero, alias eSandra, una bloguera especializada en recursos digitales – es lo fácil que es de usar. Se puede usar tanto desde la web como desde la aplicación móvil. También tiene una extensión en Chrome y Firefox y se puede integrar con Gmail, Outlook y Postbox. En total hay 13 plataformas y dispositivos que funcionan con Todoist”.

Desde hace unas pocas semanas, de forma gratuita, el organizador Todoist se integra con el calendario de Google que casi todos llevamos en el móvil. Y se integra en las dos direcciones: lo que anotas en el calendar queda reflejado en Todoist con la etiqueta “@gcal” y, al revés, en cuanto integras ambas aplicaciones, el tablón de Google crea un nuevo calendario (“Todoist”), con un color propio, que muestra todas las actividades con fecha anotadas desde Todoist.

Algo muy importante de esta aplicación es que admite un lenguaje natural, de tal modo que la aplicación se adapta a nuestra manera de hablar y escribir en lugar de obligarnos a aprender los códigos de los desarrolladores. Al poner una fecha de vencimiento a una tarea, por ejemplo, puede seleccionarse día y hora desde una tabla, pero también puedes escribir “mañana a las 3”, y el sistema “traduce” “8 de junio, 15 horas”. O puedes agendar una clase de spinning como “todos los martes y jueves a las 8 de la tarde” y crea una serie de anotaciones en todos los martes y todos los jueves a la hora correcta. De esta forma, en un solo esfuerzo, estaríamos creando 30 ó 40 notas recurrentes sin ningún esfuerzo y usando un lenguaje casi coloquial. Y, encima, esas notas las podemos ver de inmediato en el Calendario de Google. Ya solo esto -sumar las utilidades de esta y otras Google apps con el ahorro de tiempo que supone Todoist- hace que merezca la pena probarlo.

Pues si ya tienes una idea de conjunto sobre lo que es y lo que puede ayudarte el organizador Todoist, aquí te dejamos un videotutorial monográfico mucho más exhaustivo y didáctico. Dura 19 minutos y ha sido publicado en su canal de YouTube por Javier Leiva, un especialista en herramientas digitales que recomendamos igualmente desde este blog de Modo Coworking.

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